Game

ABC mengelola arsip silsilah Anda – Bagian I – Menertibkan arsip Anda

[ad_1]

Miliaran nama yang direkam dalam mikrofilm di Granite Mountain Records Vault of the Mormon Church di Utah sedang disusun ulang dan diubah menjadi gambar digital yang akhirnya dapat dilihat secara online di situs web FamilySearch. Sebagian besar koleksi silsilahnya dapat tersedia bagi kita hanya dalam 10 tahun; Impian seorang genealog menjadi kenyataan. Perusahaan raksasa ini membuat pengorganisasian arsip silsilah digital kami menjadi pucat jika dibandingkan, tetapi arsip kami tidak kalah pentingnya.

Seberapa sulitkah menemukan file tertentu di komputer Anda di antara semua catatan keluarga digital yang telah Anda kumpulkan? Apakah nama file dimulai dengan nama belakang, tanggal, atau acara? Di folder mana Anda menyimpannya? Apa itu ekstensi file? Mengatur file kertas yang kami kumpulkan selama penelitian silsilah sehingga kami dapat dengan mudah menemukannya nanti cukup sulit, tetapi melakukan hal yang sama untuk file elektronik kami dapat menjadi hal yang menakutkan jika Anda tidak memiliki rencana. Jam penelitian kami menjadi hampir tidak berguna kecuali catatan digital kami mudah dicari dan diambil kembali. Karena semakin banyak sumber dan dokumentasi kami disimpan dalam file digital di komputer kami, organisasi menjadi semakin penting.

Untuk pengelolaan arsip silsilah, kami menginginkan sistem yang memungkinkan kami mengarsipkan file kami secara terorganisir sehingga dapat dengan mudah dicadangkan dan diakses dengan cepat saat diperlukan. Jadi ingatlah ABC ini saat mengatur … ARSIP | CADANGAN | PANGGILAN.

Elizabeth S. Mills mengisi 885 halaman dalam buku terbarunya. Bukti Dijelaskanuntuk menunjukkan kepada para peneliti bagaimana mendokumentasikan sumber-sumber silsilah keluarga mereka dengan benar. Dia membahas detail terkecil pada setiap selembar kertas yang bisa Anda bayangkan yang ingin Anda dokumentasikan. Akibatnya, format untuk mendokumentasikan sumber silsilah mapan,

Hal yang sama tidak berlaku untuk PC Anda. Bagaimana file Anda diatur sepenuhnya terserah Anda; Anda dapat membuat sistem pengarsipan yang cocok untuk Anda. Tidak ada yang peduli tentang informasi Anda sebanyak yang Anda lakukan; itu adalah sebuah tantangan. Pemindai telah memungkinkan untuk dengan mudah mengubah dokumen kertas menjadi file digital, membuka pintu air bagi jutaan dokumen digital yang dapat diunduh dari situs web silsilah. Akibatnya, kita bisa menderita kelebihan beban digital. Di bawah ini adalah beberapa saran tentang bagaimana Anda mungkin ingin mengatur gambar yang dikumpulkan ini, catatan sensus, catatan penting, dan sebagainya, untuk memudahkan pengambilan saat Anda membutuhkannya.

Kecepatan format dan teknologi digital menjadi usang adalah legendaris. Ada lusinan PC dan sistem operasi yang berbeda dan semua versinya yang berbeda. Kemudian Anda memiliki berbagai program perangkat lunak silsilah, sehingga diperlukan sebuah buku panjang untuk menjelaskan cara menyiapkan sistem file komputer pribadi untuk mengarsipkan file silsilah Anda yang berharga di setiap komputer, sistem operasi, dan program perangkat lunak. Tapi mari kita tetap sederhana dan membuat pernyataan umum yang dapat diterapkan ke komputer, sistem operasi, atau perangkat lunak silsilah mana pun yang digunakan.

Mencadangkan basis data silsilah Anda adalah bagian penting dalam mengelola arsip Anda. Itu harus dicadangkan ke hard drive internal Anda, hard drive mandiri atau drive USB, dan setidaknya beberapa lokasi di luar lokasi. Dengan menyimpan semua file silsilah Anda di satu tempat di komputer Anda, jauh lebih mudah untuk menemukan hasil penelitian dengan cepat dan, yang lebih penting, membuat cadangan file Anda.

Setelah sistem file terpasang dan perangkat lunak silsilah Anda ditautkan ke file, mengubah nama file atau memindahkan file bisa jadi sulit, tetapi bukan tidak mungkin. Oleh karena itu, penting untuk memikirkan cara memberi nama folder dan file Anda. Sebaiknya sebelum Anda mulai. Kalau dipikir-pikir, itu masih mungkin, meskipun akan memakan waktu dan membosankan. Selain mengatur komputer Anda untuk hari ini, Anda ingin memikirkan masa depan ketika, bertahun-tahun kemudian, peneliti lain mencoba menemukan file ketika Anda tidak lagi ada untuk menjelaskan. Semakin lama Anda menunda reorganisasi, semakin sulit nantinya; itu tidak menjadi lebih mudah.

Sebagian besar program silsilah melakukan pekerjaan yang baik untuk melacak file yang digunakan sebagai sumber, tetapi itu tergantung pada seberapa hati-hati file itu didokumentasikan. Jika Anda tidak dapat menemukan file tertentu dalam program silsilah Anda, Anda ingin dapat mencari arsip Anda berdasarkan nama belakang, tahun, lokasi, dan seterusnya dalam tiga atau empat cara berbeda. Kecuali Anda telah mengikuti rencana dalam penamaan file, pencarian ini bisa sangat membuat frustrasi. Kunci penamaan direktori, folder, dan file adalah memikirkan bagaimana file akan diurutkan saat Anda mencari.

Jika Anda mengatakan pada diri sendiri bahwa Anda perlu mengatur, Anda tidak sendirian. Selain proyek Granite Mountain Records Vault Gereja Mormon, Administrasi Arsip dan Catatan Nasional AS (NARA) telah meluncurkan proyek reorganisasi multi-juta dolar untuk memastikan bahwa catatan elektronik dapat dicari dan diakses tidak hanya sekarang, tetapi selama bertahun-tahun . NARA sedang bekerja untuk membuat inventaris pusat dari semua kepemilikan arsipnya.

Jika file Anda tersebar di hard drive Anda, sekarang saatnya untuk meluncurkan arsip silsilah Anda sendiri dan mulai menata ulang. Tapi pertama-tama, sebelum membuat perubahan apa pun, Anda perlu mencadangkan semua data silsilah Anda … yang tidak dapat ditekankan cukup … BACK-UP, BACK-UP, BACK-UP.

[ad_2]

Source

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button